Zintegrowany System Zarządzania Wiedzą

Jedynie kompleksowe podejście i zintegrowany systemu zarządzania wiedzą pozwala na efektywne tworzenie powiązań między poszczególnymi „kwantami informacji” gromadzonymi pierwotnie, w różnych systemach i umysłach, co z kolei daje możliwość tworzenia, wyszukiwania i dotarcia do całej wiedzy zgromadzonej w organizacji niezależnie od miejsca z którego zacznie się szukać.

zszw

REPO – repozytorium metadanych (centralne repozytorium informacji) – relacyjna i plikowa baza danych z otwartą architekturą, pozwalającą na swobodny dostęp do zgromadzonej wiedzy. Centralna baza dla modułów Zintegrowanego Systemu Zarządzania Wiedzą

Platforma Technologiczna – platforma technologiczna pozwalająca na budowania aplikacji biznesowych optymalizowanych pod kątem masowego użytkownika biznesowego, z dostępem przez przeglądarkę, z prostym intuicyjnym interface’m, bez konieczności instalowania oprogramowania na stacjach roboczych. W przypadku mikroprzedsiębiorstw oraz MSP może się okazać, że firmy takie nie mają narzędzi wspierających sprzedaż, utrzymanie klienta, zarządzanie relacjami z klientem, zarządzanie dostawcami, zarządzanie projektami, systemów Business Intelligence lub prostych aplikacji np.: wnioski urlopowe, rejestr środków trwałych, rejestr faktur, rejestr przebiegu pojazdu  itp. W takich przypadkach platforma powinna pozwalać na zbudowanie takich aplikacji biznesowych z dostępnych komponentów (lego concept).  Wszystkie moduły Zintegrowanego Systemu Zarządzania Wiedzą powinny być zrealizowane lub pozwalać na realizację lub integrować się z tym modułem.

MM – Metadata Management, moduł wspierający zarządzania metadanymi – import, katalogowanie, porządkowanie  i udostępnianie metadanych z systemów zewnętrznych (import informacji o gromadzonych i przetwarzanych  w systemach informatycznych danych, obsługiwanych procesach biznesowych, pracownikach  itp.). Dane mogą pochodzić z korporacyjnej hurtowni danych, systemów klasy ERP, CRM, BI, systemów dziedzinowych specyficznych dla konkretnej branży itp. Wsparcie dla procesów odpowiedzialnych za zarządzania jakością danych w szczególności dostęp do informacji o terminowość, kompletność i spójności danych. Wsparcie procesów odpowiedzialnych za zarządzanie metadanymi np.: zarządzanie słownikami i kategoryzacjami w hurtowni danych (usług, produktów, taryf,  klientów itp.). Elementem takiego sytemu powinien być także ETL, czyli narzędzie wspierające budowanie procesów ekstrakcji, transformacji i ładowani danych.

IM – Information Management, moduł wspierający zarządzanie informacją – rozwiązanie wspierające  zarządzanie korporacyjnymi definicjami pojęć biznesowych używanymi np. do raportowania zarządczego. Moduł powinien także udostępniać komponenty wspierające tworzenie bazy procedur, standardy architektoniczne, słowniki skrótów, wiki, najlepsze praktyki, realizowane w firmie inwestycje i projekty, ogłoszenia, ankiety, komunikaty, korporacyjna książka telefoniczna. Elementem takiego modułu powinny być także funkcjonalności odpowiedzialne za personalizację np. dodaj do ulubionych, subskrybuj, lubię to, komentarze, zdjęcia pracowników, treści opublikowane przez przełożonego do zapoznania się (np. aktualna oferta).

WORKFLOW  – moduł wspierający zarządzanie obiegiem dokumentów, w szczególności powinien pozwalać na budowanie procesów akceptacyjnych (np. nadawanie uprawnień do zasobów informatycznych, delegowanie zadań i treści z którymi trzeba się zapoznać, przydzielanie i rozliczanie celów)

BAZA WIEDZY – moduł pozwalające na import, dodawanie, katalogowanie, porządkowanie , udostępnianie i przeglądanie dokumentów w postaci e-maili, zdjęć, stron www, plików płaskich (dokumentu pakietów biurowych, notatki itp.)

CM – Community Management, moduł wspierający zarządzanie społecznością. Elementem takiego modułu  powinno być forum, blogi, FAQ, rankingi użytkowników, ocena użyteczności dodawanych przez użytkowników treści, identyfikacja i ocena wiedzy eksperckiej.

IC– moduł wspierający zarządzania kapitałem  intelektualnym. Integracja z platformami e-lerning, identyfikacja i ocena kluczowych zasobów intelektualnych, grupy najlepszych praktyk, ścieżki kariery, zarządzanie talentami. Przypisanie ról biznesowych i technicznych do istniejących elementów architektury korporacyjnej (procesy biznesowe, systemy i aplikacje, rozwiązania, infrastruktura)

BI – moduł analityczny pozwalający  na analizę zgromadzonych w systemie informacji np. analiza zależności, analiza wpływu, wizualizacja sieci powiązań, kokpity, raporty, KPI (kluczowe wskaźniki). Moduł powinien pozwalać na identyfikację „brakującej wiedzy”, redundantnych i nieużytecznych rozwiązań, brakujących kompetencji. Dodatkowo powinniśmy mieć możliwość analizy zależności i powiązań między poszczególnymi „kwantami informacji” oraz wpływu zmian w systemach informatycznych na procesy biznesowe.

NMR- Network Management Relations – jeden z kluczowych modułów pozwalających na efektywne  tworzenie i przeglądanie powiązań  między poszczególnymi elementami zintegrowanego systemu zarządzania wiedzą. Wsparcie dla interaktywnego przeglądania i budowania powiązań w oparciu o:

  • strukturę drzewiastą (foldery i pliki)
  • relacyjną (graficzna prezentacja tabel i powiązań  między nimi)
  • procesową (graficzna prezentacja zależności w procesie)
  • geograficzną (możliwość robienia powiązań w oparciu o dane geoprzestrzenne np. na mapach)
  • mind-map (tworzenie powiązań do  mapy myśli )
  • hierarchiczną (np. struktura organizacyjna).

Aby lepiej to zrozumieć, możemy sobie wyobrazić eksperta, który po napisaniu artykułu dotyczącego problemów z interpretacją danych (sprzeczne informacje na zarządzie) dla procesu biznesowego obsługiwanego przez odział w Polsce (centrum Business Intelligence, raportowanie zarządcze), aby zwiększyć efektywność dotarcia do potencjalnych odbiorców tej informacji (analitycy tworzący analizy i zestawienia), powinien:

  • mieć możliwość powiązania tego artykułu z elementem konkretnego procesu biznesowego, poprzez kliknięcie na interaktywną wizualizację tego procesu
  • wskazać kraj lub lokalizację na interaktywnej mapie Europy, której problematyka opisywana w artykule może dotyczyć
  • wskazać konkretną tabelę wybraną z interaktywnego modelu bazy danych, która została opisana i w artykule.

W efekcie przeglądanie interaktywnej mapy geograficznej, procesu biznesowego, modelu bazy danych powinno pozwolić na znalezienie artykułu naszego eksperta, nawet jeżeli go nie szukaliśmy.

WYSZUKIWARKA – wydajna wyszukiwarka, pozwalająca na intuicyjne wybranie kontekstu wyszukiwania. Powinna wpierać przeglądanie, filtrowanie, pozycjonowanie znalezionych informacji.

ADMIN – moduł do administrowania zintegrowanym systemem zarządzania – w szczególności powinien pozwalać na integrację z Active Directory (centralne repozytorium użytkowników), konfigurację procesów ETL dla modułu MM, budowanie portalu z dostępnych elementów, funkcjonalności i modułów (lego concept), zarządzanie uprawnieniami poprzez definiowanie profili uprawnień.

Takie podejście pozwala także na efektywne pozyskiwanie, tworzenie, katalogowanie, upowszechnianie i wykorzystywanie wiedzy „jawnej” i „ukrytej”  do realizacji celów organizacji.

Ochrona poniesionych inwestycji poprzez integrację z istniejącymi systemami i rozwiązaniami wspierającymi zarządzanie firmą oraz możliwość tworzenia aplikacji biznesowych „szytych na miarę” w oparciu o dostępne funkcjonalności „lego concept” tam gdzie nie ma uzasadnienia biznesowego dla wdrażania drogich rozwiązań,  pozwala na realizację koncepcji zarządzania wiedzą zarówno w mikroprzedsiębiorstwach, MSP jaki i  dużych firmach, przyczyniając się do poprawy oferty produktowej, procesów technologicznych i organizacyjnych niezależnie od branży czy sektora.

Zintegrowany System Zarządzania Wiedzą wspierający spójne rozumienie organizacji, propagację wiedzy o istniejących rozwiązaniach, zarządzanie kapitałem intelektualnym,  pomaga także w realizacji strategii firmy poprzez efektywnie wsparcie architektury korporacyjnej.

 

Dodatkowe korzyści wynikające ze stworzenia i wdrożenia zintegrowanego systemu zarzadzania wiedzą:
  • ograniczenie ryzyka związanego z podejmowaniem decyzji w oparciu o złe dane, interpretacje, definicje, źródła.
    • Uspójnienia definicji pojęć biznesowych,
    • identyfikacja “źródeł prawdy”,
    • poprawa jakości informacji zarządczej,
  • ograniczenie kosztów poprzez redukcję liczby dublujących się inicjatyw biznesowych i stworzenie rozwiązań pozwalających na zachowanie ”pamięci organizacyjnej”
  • zapewnienie możliwości pozyskania, przetwarzania, wyszukiwania  i propagacji wiedzy „jawnej” znajdującej się w systemach informatycznych, co przyczyni się do zmniejszenia liczby korporacyjnych, departamentalnych, zespołowych inicjatyw dla których istnieją dostępne rozwiązania
  • wiedza ekspertów i liderów rozwiązań tzw. “wiedza ukryta” będzie dostępna dla wszystkich użytkowników i pozostanie w organizacji nawet w przypadku odejścia pracownika
  • zwiększenie efektywności wdrożenia nowych pracowników w oparciu o wiedzę tych co odeszli.
  • przypisanie ról biznesowych i technicznych do istniejących rozwiązań
    (właściciel, ekspert, autor, lider, zarządca itp.) pozwoli na bardziej efektywne zarządzanie cyklem życia rozwiązań, redukcję rozwiązań biznesowo nieużytecznych oraz  wzrost efektywności wykorzystania rozwiązań użytecznych
  • samoporządkowanie organizacji poprzez zdefiniowanie najlepszych praktyk, bazy procedur, standardów,  identyfikację ekspertów
  • możliwość analizy wpływu zmian w systemach informatycznych na istniejące rozwiązania i procesy biznesowe
  • możliwość analizy zależności pomiędzy elementami tworzącymi wiedzę